Inventario de repuestos que se descuenta solo con cada orden

Stock al día sin contar estantes cada semana

Cada repuesto se registra una vez con su nombre, su costo y su precio de venta. Desde ahí, el stock se mueve con lo que pasa en el taller: entra cuando llega la compra, sale cuando se usa en una orden y se ajusta cuando el conteo físico no coincide.

Esto no reemplaza un conteo físico de vez en cuando, pero lo convierte en una verificación y no en la única fuente de verdad. Y cuando el conteo no cuadra, el historial de movimientos muestra dónde pudo perderse la pieza.

• Ficha por repuesto con costo y precio de venta
• Cantidad disponible actualizada con cada entrada, salida o ajuste
• Diferencias del conteo físico registradas como ajuste

Mínimos y alertas para comprar antes de quedarse sin nada

Para cada artículo se define un stock mínimo. Cuando la cantidad baja de ese nivel, Farooto lo marca en la lista de alertas, que en la práctica es la lista de compras del taller. Los repuestos de rotación alta (filtros, pastillas de freno, bujías, fusibles, refrigerante) son los primeros candidatos.

En Panamá, con el calor y el tráfico, las baterías y los componentes del aire acondicionado se cambian con frecuencia; tener un mínimo para los modelos más comunes evita mandar al cliente a otro taller porque «no hay». Comprar a tiempo también permite negociar mejor con el proveedor.

Movimientos: cada pieza deja rastro

Cada entrada, salida y ajuste queda registrado con fecha y cantidad. Las salidas van ligadas a la orden de trabajo en la que se usó el repuesto, así que siempre se sabe a qué carro fue cada pieza. Es la diferencia entre sospechar y saber.

El historial también sirve para comprar mejor: ver cuántos filtros de un modelo salieron en los últimos meses dice cuántos conviene tener y cuáles ya no vale la pena almacenar.

• Entradas por compra, salidas por orden de trabajo y ajustes de conteo
• Fecha y cantidad en cada movimiento
• Consumo por artículo para decidir qué almacenar

Repuestos consumidos en cada orden, cobrados en cada factura

Cuando el mecánico o recepción agrega un repuesto a una orden, se descuenta del stock y se suma a la cotización con el precio de venta del catálogo. Al aprobar el cliente y facturar, el repuesto queda cobrado con su ITBMS. No hay que recordar al cierre qué se puso: la orden lo sabe.

Si un repuesto se cambia por otro durante la reparación, se corrige en la orden: el primero vuelve al stock y el segundo sale, y la cotización actualizada se envía al cliente para su aprobación desde el celular.

• Descuento del stock al agregar el repuesto a la orden
• Precio de venta tomado del catálogo, con ITBMS en la factura
• Costo del repuesto considerado en el informe de rentabilidad

Quién ve qué: inventario con roles

El jefe de taller y el administrador manejan entradas, ajustes y mínimos. El mecánico consume repuestos en sus órdenes, pero no modifica el stock a mano ni ve los costos. Recepción cotiza con precios de venta. El propietario lo ve todo, incluidos los costos y los informes.

Con la prueba gratis de 14 días puede cargar sus repuestos principales, definir mínimos y ver cómo se mueven con las primeras órdenes, sin tarjeta ni compromiso.

¿Tengo que cargar todos mis repuestos desde el primer día?

No. Lo más práctico es empezar por los de mayor rotación: aceites, filtros, pastillas, bujías y las baterías más comunes. El resto se va agregando cuando llega una compra o cuando se usa por primera vez en una orden.

¿Qué pasa si el conteo físico no coincide con el sistema?

Se registra un ajuste con la cantidad real. El movimiento queda en el historial y, revisando las salidas de ese artículo, suele encontrarse la orden donde se usó sin registrar. Con el tiempo las diferencias se reducen.

¿El inventario avisa cuando algo se está acabando?

Sí. Cada artículo tiene un mínimo y, cuando el stock baja de ese nivel, aparece en la lista de alertas. Esa lista funciona como lista de compras: se revisa antes de llamar al proveedor.

¿El mecánico puede sacar repuestos del inventario?

El mecánico agrega repuestos a la orden que tiene asignada y eso descuenta el stock. Lo que no puede hacer es modificar cantidades a mano, cambiar costos ni ver márgenes; eso queda para el jefe de taller, el administrador o el propietario.

¿Sirve para un taller de latonería y pintura?

Sí. Pinturas, masillas, lijas, cintas y piezas de carrocería se manejan igual: con stock, mínimo y salida por orden. Es útil sobre todo para materiales que se consumen sin que nadie los anote.